ORG. L. 4/2013 > Codice delle Buone Prassi
CODICE DELLE BUONE PRASSI
PREMESSA
Il “Codice Delle Buone Prassi” regolamenta i comportamenti più usuali dei soggetti che
interagiscono nell’amministrazione del condominio e nell'amministrazione di immobili in generale
in base ai principi della trasparenza e della correttezza. L’osservanza del Codice è tesa a favorire il
miglioramento dei rapporti e dell’efficienza amministrativa. Le regole seguenti, che in sé e per sé
hanno valenza morale e di indirizzo, assumono un valore giuridico per l’Amministratore socio di
SESAMO che contrattualmente e liberamente le accetta e si impegna a porle in essere.
CAPO I° - NORME DI COMPORTAMENTO DELL’AMMINISTRATORE
Articolo 1
L'Amministratore dovrà sempre operare con coscienza, lealtà, competenza e rispetto dei condomini
e dei colleghi. L'Amministratore promette di applicarsi con cura e coscienza professionale
nell'eseguire il mandato affidatogli dalla compagine condominiale operando per la conservazione
dei beni e degli interessi dei condomini. L'Amministratore dovrà operare con la massima attenzione
e prudenza tutelando gli interessi dei propri clienti. L'Amministratore condominiale dovrà prestare
la necessaria attenzione alla tutela dei propri clienti impegnandosi nel contempo a contrastare
qualunque consuetudine che possa nuocere alla dignità della professione. L'Amministratore
condominiale si impegna a non percepire commissioni o realizzare profitti personali illeciti su
spese fatte per conto dei propri clienti. L'Amministratore condominiale, quando opererà in
rappresentanza dei propri assistiti nello stipulare contratti con i fornitori, dovrà assicurarsi che gli
obblighi e le responsabilità derivanti da tali atti corrispondano alla volontà espressa dai condomini
o comunque dalla maggioranza degli stessi in sede assembleare e dovrà inoltre assicurarsi che gli
accordi contengano norme chiare e non ambigue al fine di evitare l'esposizione a rischi dei propri
assistiti. L'Amministratore si assume l'obbligo di un costante e preciso aggiornamento sulle novità
legislative, fiscali e tecniche riguardanti la professione. È necessario infine che il comportamento
dell'Amministratore sia rispettoso e leale verso tutti gli associati di Sesamo. Tutti gli associati si
assumono l'obbligo di non giudicare e criticare l'attività professionale degli altri soci, limitandosi
ad esporre il proprio pensiero con moderazione e prudenza solo nel caso in cui ciò venga richiesto
dagli Organi dell'Associazione stessa. L'associato che dovesse venire in contrasto con un collega
iscritto a Sesamo, prima di adire alle vie legali, dovrà rimettersi al giudizio del presidente
provinciale e degli Organi dell’Associazione a ciò deputati al fine di raggiungere una composizione
amichevole della lite.
CAPO II° - TRASPARENZA NEI RAPPORTI TRA AMMINISTRATORE E CONDOMINI
Articolo 2
I condomini devono essere messi a conoscenza dei diritti e doveri nascenti dai propri atti di
acquisto e dalle regole vigenti nel proprio condominio.
A tutti i condomini che ne facciano richiesta, deve essere inviata, entro 10 giorni dalla stessa, copia
del regolamento condominiale e delle tabelle millesimali vigenti, nonché copie di verbali di
precedenti assemblee.
Nel condominio che sia privo di regolamento, l’Amministratore potrà assumere l’iniziativa per la
stesura ed approvazione del regolamento medesimo.
In ogni caso l’Amministratore promuoverà e garantirà la corretta e compiuta conoscenza dei diritti
e doveri individuali e collettivi dei condomini.
Articolo 3
Ogni condomino ha diritto di ottenere copia della documentazione contrattuale relativa ai rapporti
con i fornitori, nonchè copia delle polizze assicurative riguardanti lo stabile, ad esclusione delle
appendici di polizza riguardanti le garanzie per i mutui eventualmente accesi dai singoli condomini
e appoggiati sulla polizza globale del fabbricato; su richiesta, le copie delle polizze saranno
corredate da note esplicative sui danni coperti, anche per consentire ai condomini la possibilità di
stipulare polizze integrative per assicurare i beni di proprietà.
CAPO III° - TRASPARENZA NELLE DECISIONI
Articolo 4
Le assemblee saranno convocate nello scrupoloso rispetto delle norme vigenti e del regolamento e
con l'adozione di tutti i possibili accorgimenti atti a consentire la concreta partecipazione di tutti gli
aventi diritto.
L'avviso di convocazione dell'assemblea riporterà un ordine del giorno facilmente leggibile.
L'Amministratore si impegna a convocare l'assemblea annuale di bilancio, completa di consuntivo
della gestione chiusa inviando l’avviso almeno 20 giorni prima della data fissata per l’adunanza in
prima convocazione e possibilmente entro 120 giorni dalla scadenza dell'esercizio annuale di
riferimento, salvo motivi contingenti (ad esempio problemi personali o familiari o richiesta di
convocazione urgente dell'assemblea da parte dei condomini). Nella convocazione dovranno essere
indicati chiaramente date e orari nei quali i condomini o persone dagli stessi delegate, possono
prendere visione di tutti i documenti di spesa.
Per i casi di assemblea straordinaria l'avviso dovrà essere inviato almeno 10 giorni prima della data
di prima convocazione, salvo i casi di effettiva urgenza.
Per i casi di assemblea straordinaria convocata per l'esecuzione di opere di manutenzione ordinaria
di rilevante entità e/o straordinaria o migliorie o adeguamenti tecnologici l'avviso dovrà essere
inviato almeno 20 giorni prima della data di prima convocazione, salvo i casi di effettiva urgenza.
Articolo 5
Nel caso di assemblea convocata per l'esecuzione di opere di manutenzione ordinaria di rilevante
entità e/o straordinaria o migliorie o adeguamenti tecnologici, l'avviso di convocazione sarà
corredato del materiale illustrativo necessario per favorire una libera discussione ed una
consapevole decisione da parte di tutti i condomini.
Con 20 giorni di anticipo rispetto alla data di svolgimento dell'assemblea che dovrà discuterne,
dovranno essere messi a disposizione dei condomini i capitolati d’appalto ed i preventivi di almeno
due ditte interpellate.
Articolo 6
Nel corso dell’assemblea condominiale ogni partecipante avrà diritto di parola e di replica per il
periodo di tempo concordato, per ogni punto all'ordine del giorno, la cui verbalizzazione degli
interventi dovrà essere garantita anche in modo sintetico. All'occorrenza l'assemblea stabilirà un
regolamento idoneo a garantire il proficuo svolgimento della riunione ed il contenimento dei tempi
della discussione.
Articolo 7
Il verbale di assemblea dovrà essere redatto contestualmente al suo svolgimento e dovrà riportare
sinteticamente tutto quanto accaduto.
Il contenuto delle decisioni dovrà essere espresso in modo chiaro, leggibile ed inequivocabile.
Per ogni votazione, cui dovrà essere specificamente sottoposto ogni argomento all'ordine del
giorno, si dovrà:
- indicare se approvato oppure no;
- riportare il numero dei voti favorevoli, contrari ed astenuti, con il numero complessivo dei
millesimi per ciascun tipo di voto e con l'indicazione dei relativi nominativi dei condomini. Del
verbale andrà data lettura alla fine della riunione.
In ogni caso il verbale sarà ritenuto valido solo se sottoscritto dal Presidente dell’assemblea e dal
Segretario.
I verbali di assemblea saranno inviati a tutti i condomini senza eccezioni entro il termine massimo
di 10 giorni dalla data di svolgimento.
Articolo 8
Quando si intendano eseguire opere di manutenzione ordinaria o straordinaria o innovazioni e non
vi siano ragioni di urgenza, l’Amministratore proporrà all’assemblea la redazione di un capitolato,
con l'assistenza di un tecnico indipendente e nominato dall’assemblea che potrà assumere la
direzione dei lavori, al quale le ditte appaltatrici contattate dovranno conformarsi nella redazione
dei preventivi, che dovranno essere almeno due per ogni opera, o tre nel caso in cui il costo delle
opere preventivato sia, a parere del tecnico che ha redatto il capitolato, maggiore di €. 5.000,00.
I capitolati di appalto dovranno essere completi di informazioni relative a:
? costi
? modalità di pagamento
? tempi di esecuzione
? garanzie sull'esecuzione a regola d'arte delle opere
? penalità
? garanzie bancarie
? garanzie assicurative per quanto concerne le responsabilità civili dell’appaltatore in caso di
danni che coinvolgano i condomini, lo stabile o terze persone.
Ogni condomino potrà presentare all'Amministratore i preventivi di ditte a lui note o di sua fiducia,
almeno tre giorni prima dell'assemblea.
L’Amministratore informerà l’assemblea sulle norme vigenti in tema di sicurezza negli ambienti di
lavoro relative alle opere in via di approvazione e vigilerà sul rispetto di tali normative
rapportandosi con il direttore dei lavori.
L’Amministratore provvederà all’adeguamento dei massimali della propria polizza di assicurazione
sulla responsabilità professionale in relazione all’importo dei lavori appaltati e provvederà inoltre,
previa delibera dell’assemblea, ad inserire o ad adeguare nella polizza globale del fabbricato la
copertura assicurativa riguardante la responsabilità solidale del committente negli appalti.
Articolo 9
L'Amministratore relazionerà ad ogni assemblea sul lavoro svolto in ottemperanza alle delibere
nonchè delle questioni di propria attribuzione, eseguite o in corso di esecuzione e dell’andamento
degli eventuali contenziosi giudiziari pendenti.
Egli riferirà anche sui reclami dei condomini, sui provvedimenti adottati in proposito e sulle
motivazioni che li sostengono. Nei casi di oggettiva urgenza egli ne darà notizia individualmente
per iscritto o in altra opportuna forma.
CAPO IV° - TRASPARENZA NELLA CONTABILITA'
Articolo 10
L'Amministratore per ogni condominio aprirà - ove non si fosse ancora provveduto e previa
delibera assembleare sulla scelta dell’istituto bancario - un apposito conto corrente bancario o
postale intestato allo stesso, comunicandone tempestivamente i relativi dati ai condomini.
Per una più ordinata gestione contabile dei lavori straordinari, l'amministratore proporrà
all'assemblea l'apertura di un apposito conto corrente.
Tutte le operazioni contabili (entrate/uscite) saranno effettuate tramite tali conti. Ogni pagamento
sarà effettuato a fronte di regolare fattura o documento fiscalmente valido, compresi gli avvisi di
fattura.
Articolo 11
L'Amministratore annualmente fissa e comunica a tutti i condomini i giorni e gli orari per
consentire la verifica sulla gestione condominiale e per il rilascio di copia di documentazione
richiesta, garantendo un orario minimo settimanale sia per l’accesso che per i contatti telefonici ed
un numero di cellulare per le sole esigenze di emergenza.
La verifica verrà eseguita dai consiglieri di condominio e/o dai condomini non consiglieri in
proprio o per delega a persona di fiducia o associazione di categoria i quali provvederanno a
redigere un verbale che verrà inviato a tutti i condomini dall’Amministratore unitamente al
consuntivo e preventivo.
La verifica potrà riguardare:
? gli estratti conto bancari e i documenti giustificativi che ne hanno determinato i movimenti;
? la consistenza dei fondi accantonati (se esistenti);
? la visione dei contratti e capitolati per servizi;
? gli adempimenti INPS - INAIL e accantonamento TFR (se dovuti);
? le richieste e/o reclami dei condomini e conseguenti provvedimenti adottati;
? l'andamento delle vertenze giudiziarie, se esistenti.
L’Amministratore consentirà, come previsto dalla legge, l’accesso anche al:
? registro dei verbali
? registro di nomina e revoca dell’Amministratore
? registro di contabilità;
? documentazione tecnica delle parti e impianti condominiali.
Articolo 12
L’amministrazione dovrà essere ordinata e completa; in ogni caso nel pieno ed assoluto rispetto
della normativa fiscale e tributaria vigente. In ogni bilancio consuntivo dovrà essere chiaramente
indicato l'utile o la perdita dell'esercizio di riferimento, insieme al riepilogo generale della
situazione contabile di ciascun condominio. Il bilancio, completo di stato patrimoniale, dovrà
essere accompagnato da una nota sintetica esplicativa della gestione, facilmente comprensibile con
l’indicazione dei rapporti in corso e delle questioni pendenti. Le denunce fiscali, previdenziali e
quant’altro previsto per legge dovranno essere presentate nei tempi dovuti.
Articolo 13
L'Amministratore si impegna, in caso di mancata conferma o revoca, a trasferire al nuovo
Amministratore nominato tutta la documentazione in suo possesso e l'attivo di cassa relativi alla
gestione condominiale, redigendone regolare verbale di consegna, non oltre 30 giorni dalla
cessazione del mandato, salvo casi di particolare complessità, e/o gravi impedimenti.
L’Amministratore uscente si impegna ad inviare al nuovo Amministratore entro 48 ore dalla
relativa delibera assembleare il verbale di nomina via pec o raccomandata ar.
L’Amministratore associato a Sesamo si impegna inoltre a non percepire nessun compenso dal
momento della revoca o mancata conferma fino al passaggio di consegne, compresa l’attività per
tale adempimento.
Al passaggio delle consegne fra gli amministratori e per la sottoscrizione del relativo verbale
potranno essere presenti i condomini interessati che ne avranno fatta richiesta esplicita.
Articolo 14
L'Amministratore deve proporre all’assemblea condominiale in occasione della nomina e/o
conferma un dettagliato prospetto (concordato secondo un modello standard con l’Associazione
Sesamo) per il proprio compenso, che farà parte integrante della delibera di nomina.
L’Amministratore fornirà ogni chiarimento all’assemblea in relazione al rimborso delle spese
connesse all’esecuzione del mandato e delle competenze in relazione ai lavori straordinari.
All’atto della nomina ed al rinnovo nell’incarico l’Amministratore comunica all’assemblea i propri
dati anagrafici e professionali, il codice fiscale nonchè gli estremi della polizza individuale di
assicurazione per la responsabilità civile professionale per gli atti compiuti nell’esercizio del
mandato.
L’Amministratore dichiarerà inoltre esplicitamente di avere i requisiti professionali previsti dalla
legge e darà conto all’assemblea del proprio aggiornamento professionale in sede di nomina e
conferma.
CAPO V° - CONSIGLIO DI CONDOMINIO
Articolo 15
La collaborazione fra l'Amministratore ed il Consiglio di Condominio dovrà essere improntata
sull'assoluta reciproca disponibilità e rispetto dei ruoli e compiti: consultivi per il Consiglio, legali
per l'Amministratore.
L’Amministratore valuterà l'opportunità di convocare, anche con modalità in video conferenza, il
Consiglio di Condominio almeno 20 giorni prima dell’assemblea condominiale in cui si trattano
argomenti di competenza consultiva del Consiglio stesso, provvedendo a redigere un verbale
sintetico di quanto ivi discusso.
CAPO VI° - TUTELE DEI DIRITTI DEI CONDOMINI
Articolo 16
L’Amministratore si attiverà con la massima sollecitudine e la migliore efficienza per tutelare i
diritti dei condomini sui beni comuni, sia in relazione alla tutela del credito del condominio verso i
condomini inadempienti, che nei confronti dei fornitori di beni e servizi, attivandosi, in particolare,
per rendere effettivi i diritti dei condomini in relazione alla garanzia legale e contrattuale negli
appalti relativi alle opere eseguite sui beni comuni, evitando decadenze e prescrizioni.
L’Amministratore pretenderà dai prestatori d’opera il rilascio delle certificazioni di conformità alla
regola d’arte nei casi previsti dalla legge e vigilerà sulle opere realizzate dai condomini nelle unità
immobiliari di proprietà. Provvederà inoltre alla tutela della destinazione d’uso dei beni comuni in
caso di opere eseguite dai singoli condomini, come previsto dalla legge.
Articolo 17
Al fine di prevenire il ricorso all'Autorità Giudiziaria per questioni che dovessero insorgere tra
singoli condomini o gruppi di condomini e il condominio e/o l'amministrazione e/o nei rapporti con
i terzi, l'Amministratore si impegna a promuovere la procedura di mediazione di cui al D. Lgs
28/2010.
In caso di contestazioni che riguardano la propria attività di gestione, l’amministratore si impegna a
collaborare con lo sportello istituito da Sesamo ai sensi dell’art 27 ter D. Lgs 206/05 con
riferimento all’art. 2 comma 4 della L 4/2013.
CAPO VII° - SANZIONI
Articolo 18
Gravi e ripetute violazioni del presente Codice comporteranno le sanzioni
disciplinari previste dallo Statuto della sede Interprovinciale e dallo Statuto Nazionale, oltre che dal
Regolamento Nazionale. La sanzione dell’espulsione dell’iscritto dall’Associazione potrà essere
pubblicizzata nel sito nazionale di Sesamo.
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